紙の書類を分別するコツ
ペーパーレスが進む世の中ですが、幾分、紙とインク代が削減された程度で、紙の資料のインパクトは絶大です。
参考資料をPDFでもらっても、精査するためにはプリントアウトしてしまうこともあります。
確かに、先方に共有していただいたはずのPDFを発見してもらえなかったり、メールの資料は受信した途端に瞬殺されていたりします。
何とも、やるせなさが漂う、モヤモヤ感が満載の時代に生きているのだとぼやいても仕方がありませんね。
自分の手元にある紙資料分類のヒントについて、このような参考資料がありました。
紙の分類について
・要処理 原本を提出する必要があるもの（学校や行政への提出書類）
・要保存 原本を持ち続ける必要があるもの（家電の保証書、住民票、契約書）
・参考情報 紙に書いてある情報が参考になるもの（セミナーの資料など）
・想い出 捨てたくない、忘れたくないもの（手紙、写真、成績表）
提出書類は、依然として一定量ありますから、紛失に気を付けながら、提出期日までに手続きしたいですね。
保証書や契約書や、自分たちの基礎資料は、いざという時に参照できるように、整理整頓しておきたいです。
さらに、セミナーの資料や自分が参考にしたいものは、極力、紙のものを削減しながら、効率よく参照できるように工夫が大切です。
最近は、手軽にデジタル化できるようになりましたが、やはり紙のままが良いものもあります。
さらに、デジタル化した方が良いものでも、いざという時に、すぐ検索できるような仕組みを考えておきたいですね。
デジタル化と言っても、画像形式もあれば、PDF化して文字認識もできるものまでありますから、使用用途に応じて判断して、整えたいと考えています。
そのような資料の中には、他人に知られたくないような機密事項もありますから、それに対する配慮もしておきたいですね。
家族共有なら、クラウド管理が利便性は高いですが、リスクもありますので、ローカルにおいておくかなど検討する必要もありますね。
片付けや整理整頓をして、保存場所がわからなくなるという現象もおきますので、留意しないといけません。また、勢いがつくと大切なものを廃棄してしまいかねませんので、ほどほどが良いようにも感じます。
参考資料：あの人にイライラするのは、部屋のせい。p164 米田まりな 整理収納アドバイザー